Luken asiakas- ja sidosryhmätietojen tietosuojailmoitus
| 1. Rekisterinpitäjä |
Luonnonvarakeskus Postiosoite: Latokartanonkaari 9 |
| 2a. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö | Viestintäpäällikkö Johanna Torkkel |
| 2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa ja Luken tietosuojavastaavan yhteystiedot | Yhteyshenkilö: erityisasiantuntija Juha Heikkilä, kirjaamo@luke.fi Tietosuojavastaava: tietosuoja@luke.fi |
| 3. Rekisterin nimi | Asiakas- ja sidosryhmätiedot |
| 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste | Henkilötietorekisterin tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakas- ja sidosryhmäviestintä. Käytämme henkilötietorekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista ja asiantuntijapalveluista tiedottamiseen ja markkinointiin. Henkilötietoja käsitellään lisäksi tapahtumien järjestämistä varten.
Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamisessa sekä palautteeseen vastaamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja luke.fi -verkkosivuston blogi-kommentoinnin toteuttamisessa. Rekisterin avulla kehitämme Luken verkkosivustoa, palveluita ja sosiaalisen median kanavia. Rekisterin avulla voimme kohdentaa relevanttia sisältöä eri sidosryhmille. Tapahtumien tallentamisesta kertyvää media-aineistoa voidaan käyttää viestintä- ja markkinointitarkoituksiin esimerkiksi esitteissä, www-sivuilla ja sosiaalisen median sisällöissä. Aineistoa voidaan käyttää myös muissa Luke-yhteyksissä esimerkiksi yhteistyöprojekteissa, julkaisuissa ja esityksissä. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan a mukaiseen rekisteröidyn antamaan suostumukseen. |
| 5a. Rekisterin tietosisältö | Henkilöltä voidaan kerätä seuraavia tietoja:
Tapahtumiin liittyvät tiedot:
Palveluiden käytön ja kehittämisen yhteydessä voimme käsitellä myös seuraavia henkilötietoja:
Saamme myös sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin, Twitterin, Youtuben ja Instagramin käyttöön liittyviä tietoja. Huomaa, että sosiaalisen median palvelut määrittävät itse, millaisia tietoja ja millä aikavälillä ne tarjoavat käyttäjilleen. Google Analytics -järjestelmän avulla keräämme luke.fi-verkkosivuston kävijätietoja sivuston kehittämiseksi. Luke.fi-sivustolla Google Analytics hyödyntää vain anonymisoituja IP-osoitteita. |
| 5b. Säännönmukaiset tietolähteet | Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään yhteydenottojen ja tilauslomakkeiden yhteydessä. Saatamme kerätä tietoja asiakkaista julkisista lähteistä ja rekistereistä. |
| 5c. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät | Rekisteriämme voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:
|
| 6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset |
Henkilötietoja ei luovuteta edelleen. Media-aineistoa voidaan julkaista tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten yhteistyökumppaneille tai tiedotusvälineille Luke-yhteyksissä esimerkiksi markkinointi- tai viestintätarkoituksessa tai muissa Luke-yhteyksissä esimerkiksi yhteistyöprojekteissa, julkaisuissa tai esityksissä. Tapahtumia varten kerätyt ruokavaliotiedot voidaan luovuttaa tarjoilujen järjestämistä varten palveluntarjoajalle. |
| 7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle | Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. |
| 8. Henkilötietojen säilytysaika | Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. |
| 9. Rekisterin suojauksen periaatteet | Manuaalinen aineisto säilytetään suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmäpalvelimet ja aktiivilaitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietoja käsitellään järjestelmissä, joiden laitteista osa on Luonnonvarakeskuksen tiloissa ja osa palvelutarjoajilla.
Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen katselu‐ ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti. Tiedot muutoksista tallennetaan muutoshistoriaan. Tietojen oikeellisuus varmistetaan tietojärjestelmien koneellisilla ja manuaalisilla kontrolleilla tietojenkäsittelyn eri vaiheissa. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla. |
| 10. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on henkilötietojaan koskien oikeuksia, jotka määrittyvät tietojen käsittelyn oikeusperusteen mukaan. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löydät täältä.
Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloihin 15–22. |
| 11. Tietojen käyttäminen automaattiseen päätöksentekoon ml. profilointi (tietosuoja-asetuksen art. 13.2(f) ja 14.2(g)) | Henkilötietoja voidaan käyttää markkinoinnin automaattiseen kohdentamiseen. |
| 12. Tietosuojailmoituksen päivittäminen | Tähän tietosuojailmoitukseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi toimintatapojemme tai järjestelmiemme muuttuessa tai kehittyessä tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Voimme joutua tekemään päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojailmoituksemme. |