Hyvä hallinto

Luke on valtion tutkimuslaitos, ja toimintamme perustuu lakiin Luonnonvarakeskuksesta. Toimintamme on läpinäkyvää ja kerromme siitä avoimesti. Hyvän hallinnon periaatteiden noudattaminen on tärkeä osa kaikkea toimintaamme.

Lukessa työskentelyämme ja toimintaamme ohjaavat strategia, Code of Conduct eli toimintatapaohje sekä Luken arvot. Toimintatapaohje linjaa Luken eettiset toimintaperiaatteet. Työjärjestyksemme mukaan jokainen lukelainen sitoutuu toimintatapaohjeemme periaatteisiin.

Pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintamme yhteiskunnallista vaikuttavuutta, tuottavuutta sekä arvioimaan aikaansaatuja tuloksia ja niiden kustannushyötysuhdetta. Avoimuus antaa kansalaisille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden arvioida toimintaamme ja sen tarkoituksenmukaisuutta. Avoimuutta toteutetaan muun muassa viestimällä toiminnastamme sekä noudattamalla viranomaisten toiminnan julkisuudesta -lain säännöksiä.

Luke toimii hyvässä yhteistyössä sekä kotimaisten että ulkomaisten kumppanien kanssa ja edellyttää heiltä lainmukaisten käytäntöjen, tutkimuksen riippumattomuuden ja hyvän hallintotavan periaatteiden noudattamista. Vuonna 2024 julkaisimme Tunne kumppanisi -ohjeen. Haluamme tunnistaa potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin liittyvät merkittävät riskit aikaisessa vaiheessa. Merkittäviä riskejä ovat esimerkiksi pakotteisiin liittyvät riskit, laittomaan toimintaan osallistuminen, korruptio, epäselvyydet varsinaisista hyötyjistä, vallankäyttäjistä ja rahoittajista, Luken arvojen vastainen toiminta ja merkittävät taloudelliset riskit tai maineriski.​ Ohjeesta on järjestetty koulutusta ja se on osa uuden työntekijän perehdytysprosessia.

Luke on julkinen hankintayksikkö, joka noudattaa hankinnoissaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia ja valtion hankintaohjeistuksia. Code of Conductissa annetaan määräyksiä vastuullisista hankinnoista. Code of Conductissa ohjeistetaan tekemään vastuullisia ja kestäviä hankintoja arvojemme mukaisesti sekä ottamaan huomioon muun muassa turvallisuus-, ilmasto- ja ympäristönäkökohdat. Vuonna 2024 noin kymmenessä prosentissa hankinnoistamme oli huomioutu ympäristövastuullisia kriteereitä, esimerkiksi määrittelemällä raskasmetallien raja-arvot lannoitteille, suosimalla hiilineutraaleja tuotteita painatuspalveluiden kilpailutuksessa ja antamalla lisäpisteitä energiatehokkuudesta laboratoriolaitteiden kilpailutuksessa. Kaikissa Luken kilpailutetuissa hankinnoissa on huomioitu taloudellinen vastuullisuus muun muassa tarkistamalla toimittajien riskiluokka, tilaajavastuutiedot sekä pakotteisiin liittyvät vaatimukset.

Hankintoja tehdessämme sitoutamme toimittajan edistämään yhteiskuntavastuullisuutta ja kestävää kehitystä toteuttaessaan sopimusta. Käytännössä tämä ilmenee esimerkiksi siten, että edellä mainitusta toimintavelvoitteesta on oma sopimuskohtansa Luken pienhankintojen yleisissä ehdoissa.

Tietosuojapolitiikka määrittelee henkilötietojen käsittelyyn liittyvät vastuut ja toimintatavat sekä seurannan keinot. Politiikan tavoitteena on varmistaa rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien sekä muiden tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain vaatimusten toteutuminen.

Tietosuojapolitiikka on tarkoitettu koko henkilöstölle ja sen noudattaminen on edellytys henkilötietojen käsittelylle. Tietosuojapolitiikkaa jalkautetaan yhtenäisillä käytännöillä ja tietosuojaa koskevilla ohjeilla, jotka ovat kaikkien lukelaisten saataville Luken intraan Lukenetiin. Ohjeet ja osa Luken tietosuojaa koskevista sopimuspohjista uudistettiin vuoden 2024 aikana.

Keväällä 2024 vierailevien tutkijoiden ja asiantuntijoiden käyttöoikeudet yhtenäistettiin muiden tutkimuslaitosten ja yliopistojen mallien mukaisiksi. Heille myönnetään käyttöoikeuksia ainoastaan sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi välttämättömiin järjestelmiin. Täsmennetty käytäntö parantaa organisaation tietoturvaa ja tietosuojaa.

Code of Conductissa on luottamuksellisuuteen ja tietojen suojaamiseen liittyvä osio. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa tietosuojaa ja salassapitoa koskevia velvoitteita. Lukessa kunnioitetaan asiakkaiden ja työntekijöiden yksityisyyttä, ja tietoja käsitellään asianmukaisesti sekä tietoturvallisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. Toteutamme tietosuojalainsäädännön edellyttämät toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi. Raportoimme poikkeuksista tilinpäätöksessä.

Yritysyhteistyöhön liittyviin käytäntöihin kiinnitettiin vuoden 2024 aikana erityistä huomiota. Yritysyhteistyöstä keskusteltiin johtoryhmässä, ja keskustelun pohjalta päivitettiin tiettyjä ohjeita sekä järjestettiin henkilöstölle koulutusta.

Vuonna 2024 laadittiin myös sopimus- ja riskienhallintapolitiikka. Sopimuspolitiikan tarkoituksena on selkeyttää sopimuksen valmisteluun ja elinkaareen liittyviä Luken sisäisiä rooleja ja niihin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia. Politiikka yhdenmukaistaa toimintatapoja ja luo yhteisen ymmärryksen sopimuksiin liittyvästä Luken edunvalvonnasta, mukaan lukien ennakollisesta ja jälkikäteisestä riskienhallinnasta. 

Riskienhallintapolitiikalla määritetään riskienhallinnan tavoitteita, organisointia, periaatteita, vastuita ja toimintatapoja. Riskienhallinta on osa Luken johtamisjärjestelmää ja asioiden valmistelua. Se kattaa kaikki Luken toiminnot ja lisäksi toiminnan, josta vastaamme lainsäädännön, sopimusten tai muiden velvoitteiden perusteella. Riskienhallintapolitiikalla varmistamme, että toimintamallimme on yhtenäinen koko organisaatiossamme ja että johdollamme on päätöksentekoa varten riittävästi tietoa.