Dataskyddsbeskrivning för Naturresursinstitutets kund- och intressentuppgifter

Naturresursinstitutet

Postadress:
Ladugårdsbågen 9
00790 Helsingfors
tfn 029 532 5300

Kontaktperson:
Juha Heikkilä, kommunikationsspecialist
kirjaamo@luke.fi

Dataskyddsombud: tietosuoja@luke.fi

Huvudsyftet med personuppgifter är kommunikation mellan kunder och intressenter. Vi använder personuppgifter för att skicka elektroniska bulletiner, nyhetsbrev och inbjudningar, samt för att informera och marknadsföra evenemang och experttjänster. Personuppgifter behandlas också i syfte att organisera evenemang.

De data som samlas in i persondataregistret används också för att analysera samarbetsrelationen mellan kunder och intressenter samt Luke, till exempel genom att granska sanktioneringslistor.

Vi bearbetar personuppgifter i frågor som rör kundrelationshantering, såsom att mäta kundnöjdhet och svara på feedback.

Med hjälp av registret utvecklar vi Lukes webbplats, tjänster och sociala mediekanaler. Med hjälp av registret kan vi rikta relevant innehåll till olika intressenter.

Det mediematerial som samlas in från inspelningen av händelser kan användas för kommunikations- och marknadsföringsändamål, till exempel i broschyrer, webbplatser och innehåll på sociala medier. Materialet kan också användas i andra Lukas-sammanhang, såsom samarbetsprojekt, publikationer och presentationer.

Behandlingen av personuppgifter baseras på

1. för utförandet av en uppgift i allmänintresset i enlighet med artikel 6.1)(e) i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och avsnitt 4 i dataskyddslagen (1050/2018), eller
2. samtycke som ges av den registrerade i enlighet med artikel 6(1)(a) i GDPR.

Följande uppgifter kan inhämta från personer:

• E-postadress, privat eller till jobbet
• För- och efternamn
• Arbetsgivarorganisationens namn
• Modersmål eller något annat språk på vilket personen vill ta emot innehåll
• Jobbadress, telefonnummer och titel
• Uppgift om begäran om kommunikation eller marknadskommunikation som personen beställt
• Uppgift om förbud mot kommunikation eller marknadsföring
• Klassifikationsuppgifter som personen uppgett (t.ex. intressen)
• Uppgifter som lämnats på kontaktformulär
• Uppgifter om kundrespons
• Registrerade kan utifrån e-postadressen sorteras ut som mottagare av relevant kommunikation från Naturresursinstitutet

Uppgifter om evenemang:

• Mediematerial som sparas vid evenemanget (t.ex. foto, video, ljudinspelningar)
• Uppgifter om specialdiet, vid eventuell servering under evenemanget. Uppgifterna lämnas inte ut i ett format som kan kopplas till enskilda personer och de raderas efter evenemanget.

Det är möjligt att vi i samband med användning och utveckling av tjänsterna också behandlar följande personuppgifter:

• IP-adress eller annan identifikator
• Information som inhämtas med kakor
• Data som Matomo Analytics genererar om användningen av webbtjänsten

Vi får också information om användningen av sociala medier, som LinkedIn, Facebook, Twitter, Youtube och Instagram. Observera att leverantörerna av sociala medier själva bestämmer vilka uppgifter och med vilka intervaller som de tillhandahåller användarna.

Vi samlar in besökardata med hjälp av Matomo Analytics och kakor för att kunna utveckla webbplatsen och rikta relevant innehåll till besökarna. 

Följande datasystem kan använda registret:

• Matomo Analytics
• System som tillhör Koodiviidakko Oy (meddelandetjänsten ePressi, ViidakkoMonitor)
• Luke.fi (WordPress-system)
• Naturresursinstitutets kanaler på sociala medier, som använder endast de uppgifter som insamlas då användare använder kanalen. Vi överlämnar inga uppgifter från registret till sociala medier.
• Eventverktyget Lyyti
• Microsoft Dynamics CRM

Personuppgifter lämnas inte ut.

Mediematerial får publiceras eller lämnas ut till tredje parter, som samarbetspartner och medier, i sammanhang som är kopplade till Naturresursinstitutet exempelvis för marknadsföring och kommunikation eller för samarbetsprojekt, publikationer eller presentationer.

Uppgifter om specialdieter som samlats in för evenemang får lämnas ut till cateringleverantören.

Det manuella materialet förvaras i skyddade och övervakade rum. Informationssystemservrarna och den aktiva utrustningen finns i skyddade och övervakade rum. Uppgifter behandlas i system vars utrustning finns dels i Naturresursinstitutets lokaler, dels hos tjänsteleverantörerna.

De registrerade uppgifterna har skyddats mot obehörig insyn, modifiering och förstöring. Skyddet baserar sig på passagesystem, personliga användarkoder och behörighetsrestriktioner. Behörigheterna för insyn i och modifiering av uppgifterna har begränsats enligt medarbetarnas arbetsuppgifter. Ändringarna loggas i ändringshistorik. Uppgifternas riktighet verifieras med kontroller i datasystemet och manuella kontroller så länge som uppgifterna behandlas. Uppgifterna är skyddade mot förlust genom säkerhetskopiering och fysiska säkerhetsåtgärder.

De pappersdokument som hänför sig till de registrerade uppgifterna bevaras i låsta arkiv som skyddas med passagesystem.

De registrerade har sådana rättigheter till sina personuppgifter som bestäms enligt den rättsliga grunden för behandling av uppgifter. Mer information om de registrerades rättigheter och utövande av rättigheterna finns här.

De registrerades rättigheter bygger på artiklarna 15–22 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).