God förvaltning

Luke är en statlig forskningsinstitution och vår verksamhet grundar sig på lagen om Naturresursinstitutet. Vår verksamhet är transparent och öppet redovisad. Efterlevnaden av god förvaltningssed är en viktig del av all vår verksamhet.

På Luke styrs vårt arbete av vår strategi, vår uppförandekod och Lukes värderingar. Uppförandekoden fastställer de etiska principer som gäller för alla vid Luke. Enligt denna är varje medarbetare skyldig att följa kodens principer.

Vi strävar efter att kontinuerligt förbättra den samhälleliga effekten av vår verksamhet, vår produktivitet samt att utvärdera uppnådda resultat och deras kostnadseffektivitet. Genom öppenhet kan medborgare och andra intressenter bedöma vår verksamhet och dess relevans. Öppenhet uppnås till exempel genom kommunikation och efterlevnad av lagen om offentlighet hos myndigheter.

Luke samarbetar väl med både inhemska och utländska partners och förutsätter att dessa följer lagar, forskningsoberoende och principer för god förvaltning. År 2024 publicerade vi guiden Känn din samarbetspartner. Vi vill redan i ett tidigt skede identifiera betydande risker som kan kopplas till potentiella samarbetspartners. Exempel på sådana risker är sanktioner, inblandning i olaglig verksamhet, korruption, oklarheter kring verkliga förmånstagare eller finansiärer, verksamhet som strider mot Lukes värderingar samt finansiella eller ryktemässiga risker. Guiden har inkluderats i utbildningar och ingår i introduktionen för nya medarbetare.

Luke är en upphandlande enhet och följer lagen om offentlig upphandling och koncession samt statens upphandlingsanvisningar. Uppförandekoden innehåller riktlinjer för ansvarsfulla upphandlingar. Dessa vägleder till att göra hållbara inköp i linje med våra värderingar, med hänsyn till exempelvis säkerhet, klimatpåverkan och miljö. År 2024 innehöll cirka tio procent av våra upphandlingar kriterier för miljöansvar. Exempel på detta var gränsvärden för tungmetaller i gödselmedel, att prioritera koldioxidneutrala produkter i tryckupphandlingar samt att tilldela extra poäng för energieffektivitet i laboratorieutrustning. Alla upphandlingar hos Luke har beaktat ekonomiskt ansvar, inklusive kontroll av leverantörers riskklassificering, ansvarsförsäkringar och sanktionskrav.

Vid upphandlingar åtar sig leverantören att främja socialt ansvar och hållbar utveckling. Detta återspeglas bland annat i särskilda avtalsvillkor i Lukes allmänna villkor för mindre upphandlingar.

Dataskyddspolicyn definierar ansvar, förfaranden och övervakningsmetoder för hantering av personuppgifter. Syftet är att säkerställa de registrerades rättigheter och friheter samt efterlevnad av dataskyddsförordningen (GDPR) och den finska dataskyddslagen.

Policyn gäller alla anställda och efterlevnad är ett krav för hantering av personuppgifter. Policyn implementeras genom standardiserade riktlinjer och instruktioner, tillgängliga för alla via Lukenet. Under 2024 uppdaterades riktlinjer och vissa avtalsmallar kopplade till dataskydd.

Våren 2024 harmoniserades åtkomsträttigheter för gästforskare och experter i enlighet med modeller från andra forskningsinstitut och universitet. Åtkomst beviljas nu endast till system som är nödvändiga för avtalsenliga uppgifter, vilket stärker informationssäkerheten och dataskyddet.

Uppförandekoden innehåller också bestämmelser om konfidentialitet och skydd av information. All hantering av personuppgifter sker i enlighet med gällande regler om sekretess och dataskydd. Vi respekterar både kunders och anställdas integritet och säkerställer korrekt och säker informationshantering. Alla nödvändiga åtgärder enligt dataskyddslagstiftningen vidtas, och eventuella incidenter redovisas i bokslutet.

År 2024 riktades särskild uppmärksamhet mot samarbetsrutiner med företag. Temat diskuterades i ledningsgruppen, vilket ledde till uppdaterade riktlinjer och utbildningstillfällen för personalen.

Luke utarbetade under 2024 en policy för avtalshantering och riskhantering. Syftet med avtalsrutinerna är att tydliggöra interna roller, rättigheter och ansvar i avtalsprocessens olika skeden. Policyn harmoniserar praxis och skapar en gemensam förståelse för Lukes avtalsförvaltning, inklusive proaktiv och reaktiv riskhantering.

Riskhanteringspolicyn definierar mål, organisation, principer, ansvar och rutiner för riskhantering. Den är en integrerad del av Lukes ledningssystem och beslutsförberedelse, och omfattar alla delar av vår verksamhet – även sådana där Luke har ansvar enligt lag eller avtal. Policyn säkerställer ett enhetligt förhållningssätt inom organisationen och ger ledningen tillräckligt beslutsunderlag.