Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaisen asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä Luonnonvarakeskukselle ja edistää niiden asianmukaista käsittelyä. Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu Luonnonvarakeskuksen laatimaan ja ylläpitämään tiedonhallintamalliin.

Julkisuuslain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tietoa julkisesta viranomaisen asiakirjasta. Luonnonvarakeskuksen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, mutta ne voivat myös olla julkisuuslain tai erityislainsäädännön mukaan ehdottomasti ja/tai erillisen arvioinnin perusteella osittain tai kokonaan salassa pidettäviä. Salassa pidettävät tiedot voidaan edelleen myös luokitella, jos niiden paljastumisesta tai käytöstä voi aiheutua vahinkoa Suomen turvallisuudelle. Asianosaisilla on oikeus saada myös muita kuin julkisia itseään koskevia tietoja, ja muillekin harkinnanvaraisesti annettavia ja salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa julkisuuslaissa määriteltyjen edellytysten täyttyessä.

Julkinen

• Luken lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvät käyttötarkoitukseensa valmiit viranomaisen asiakirjat, kun ei salassapitoperusteita

Harkinnanvaraisesti annettava

• muut kuin viranomaisen asiakirjat
• yksityisten toimeksiantojen suorittamiseen liittyvät asiakirjat

Salassa pidettävä

• perusteena Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 § tai erityislaki
• ehdottomasti salassa pidettävät ( 621/1999, 24.1 §, 4, 16, 23, 25, 27, 29, 30, 31 ja 32. kohdat)
• arvioidun haitan perusteella salassa pidettävät (621/1999, 24.1 §  1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 24, 26 ja 28. kohdat)

Turvallisuusluokiteltu

• kun salassapitoperusteena JulkL 24.1 §, 2, 5, 7–11. kohta ja kun tiedon paljastumisesta tai käytöstä voi aiheutua vahinkoa Suomen turvallisuudelle
• aiheutuvan vahingon suuruuden mukaan TL I, TL II, TL III tai TL IV

Lukessa on tiedonhallintalain mukainen asiarekisteri, joka sisältää tietoja sen käsittelemistä asioista käsittelyvaiheineen ja asiakirjoineen. Luonnonvarakeskus ylläpitää rekisteriä asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja tietopyyntöjen yksilöimiseksi sekä prosessien ja asioiden käsittelyn ja niiden tietojen elinkaarenhallinnan ohjaamiseksi, toteuttamiseksi ja seuraamiseksi. Asiarekisterin tietoja käsitellään ja säilytetään Virta-asianhallinta- ja Prosessori-prosessinhallintajärjestelmissä.

Asiarekisteristä voidaan hakea asioita, toimenpiteitä ja asiakirjoja muun muassa seuraavien metatietojen perusteella:

• Asian nimeke
• Asiaryhmä
• Asianumero
• Asian käsittelijä
• Asian vireilletulopäivä
• Toimenpiteen nimeke
• Toimenpiteen päivämäärä
• Asiakirjan tekstisisältö
• Asiakirjanumero
• Asiakirjan nimeke
• Asiakirjatyyppi
• Asiakirjan lähettäjä/vastaanottaja
• Asiakirjan lähetys- tai vastaanottopäivämäärä
• Asiakirjan laatimispäivämäärä
• Asiakirjan laatija

Asiarekisterin tiedoista osa on saatavissa teknisen rajapinnan avulla siihen kuuluvista tietojärjestelmistä.

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Luonnonvarakeskukselle osoitetut julkisuuslain (621/1999) mukaiset tietopyynnöt jätetään sähköisessä asiointipalvelussa tai toimitetaan erikseen kirjaamoon. Vapaamuotoiseen pyyntöön tulisi sisällyttää seuraavat tiedot:

yhteystiedot

• koko nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• pelkkä toimitusosoite riittää, jos pyydetyt tiedot ovat julkisia

sisältö, kuvaus pyydetyistä tiedoista

• tietojen mahdollinen yksilöinti esimerkiksi tietovarannon, ryhmän, tietojärjestelmän, tyypin, nimen ja/tai tunnuksen perustella
• tietojen alueellinen ja/tai ajallinen rajaus

käyttötarkoitus ja perustelut

• jos tiedot sisältävät henkilötietoja, ovat harkinnanvaraisesti annettavia, salassa pidettäviä tai turvallisuusluokiteltuja

toivottu toimitustapa ja -muoto

Tietopyyntöjen oikea käsittelyn varmistamiseksi Luken toimintaa koskevat kysymykset, mielipiteet, kommentit ja palautteet pitäisi lähettää omalla lomakkeellaan tai toimittaa erikseen kirjaamoon. Tietopyyntölomaketta ei tule myöskään käyttää lausunto- tai neuvontapyyntöjen jättämiseen.

Kirjaamo rekisteröi ja ohjaa tietopyynnöt asioiden käsittelijöille viipymättä. Kirjaamo, asioiden käsittelijät ja valmistelijat auttavat tarvittaessa yksilöimään pyydetyt tiedot niiden antamiseksi. Luonnonvarakeskus siirtää sille mahdollisesti kuulumattoman tietopyynnön käsittelyn asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle (434/2003, 21 §).

Luke päättää tietojen antamisesta mahdollisimman pian ja toimittaa asiakirjat viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnön saapumisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on kuitenkin paljon tai jos niiden antaminen edellyttää esimerkiksi niiden julkisuuden selvittämistä tai vastaavia erityistoimenpiteitä, tietopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa sen saapumisesta.

Luke voi pyytää lisätietoja tietojen antamisesta päättämiseksi. Jos lisätietopyyntöön ei saada vastausta määräajassa, Luke ratkaisee asian siitä huolimatta käytettävissä olevien tietojen perusteella.

Julkisuuslain 34 §:n mukaan tietojen antamisesta ei peritä maksua, kun

• ne annetaan suullisesti
• pyytäjä jäljentää ne itse
• ne lähetetään asianosaiselle tai pyytäjälle sähköpostitse
• pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin

Luke perii tietojen esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaavan, valtion maksuperustelain mukaisen maksun kuitenkin silloin, kun on pyydetty asiakirjoja, jotka eivät ole yksilöitävissä ja löydettävissä asiarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjojen tunnisteiden tai muusta sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Jos pyydettyjen tietojen esille hakeminen ja toimittaminen edellyttää pelkän irrottamisen ja kokoamisen asemesta niiden muodostamista, erillistä keruutyötä, yhdistelemistä tai analysointia, Luke tekee kielteisen päätöksen niiden julkisuuslakiin perustuvasta luovuttamisesta ja pyytää asiakasta lähettämään erillisen tarjouspyynnön.  Luken tarjouksen hinnoittelu perustuu maa- ja metsätalousministeriön asetukseen Luonnonvarakeskuksen maksullisista suoritteista (1252/2019).

Julkisuuslain mukaisesta tietopyynnöstä ei ole myöskään kyse, kun Luke luovuttaa harkinnanvaraisesti annettavia tai salassa pidettäviä tutkimuksen perusaineistoja hankekumppaninsa käyttöön. Tällöin Luke laatii päätöksen asemesta hankekumppanin kanssa sopimuksen tietojen käyttöoikeudesta.

Asiakirjoja voi lähettää Lukelle postitse tai sähköpostitse. Ne on mahdollista toimittaa myös kirjaamon palvelupisteeseen. Lisäksi asiakirjoja voi jättää pääsisäänkäynnin vieressä olevaan Luken lukittuun postilaatikkoon.

Kirjaamo vastaanottaa ja avaa Lukelle osoitetut lähetykset ja ohjaa ne oikeille vastaanottajille. Virka-aikana toimitetut asiakirjat rekisteröidään saapuneiksi niiden jättöpäivänä.

Salassa pidettäviä tietoja ei tule lähettää tavallisella sähköpostilla. Käyttäkää tarvittaessa Luken turvapostia.

Asiakirjaa ei katsota saapuneeksi eikä sitä voida rekisteröidä, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisällön avaaminen ei onnistu. Asiakirjasta (myös sähköpostiviesti) on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Siinä tulee olla myös lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot.

Asiakirjan saapuminen kirjaamoon mahdolliseen määräaikaan mennessä on aina lähettäjän vastuulla. Kirjaamo lähettää vahvistuksen sähköpostiviestien saapumisesta ja antaa erillisestä pyynnöstä kirjallisen todistuksen lähetyksen vastaanottamisesta ja/tai asiakirjan rekisteröinnistä (diaariote).

Sähköposti: kirjaamo@luke.fi
Puhelin: 029 532 5300 (tiistaisin klo 10-11 ja torstaisin klo 13-14)
Postiosoite: Luonnonvarakeskus, PL 2, 00791 Helsinki
Käyntiosoite: Latokartanonkaari 9, Helsinki. Palvelupiste: B-talo, 2. kerros (avoinna vain erillisestä varauksesta)