Luonnonvarakeskuksen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä Luonnonvarakeskus

Postiosoite:
Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

puh. 029 532 6000

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö Viestintäjohtaja
Johanna Torkkel
2a. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa Markkinoinnin erityisasiantuntija
Katriina Kytölä, p. 029 532 2062

Sähköposti: etunimi.sukunimi@luke.fi

3. Rekisterin nimi Luonnonvarakeskuksen asiakas- ja sidosryhmärekisteri
4. Luonnonvarakeskuksen rekisterin käyttötarkoitus/ henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietorekisterin tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakas- ja sidosryhmäviestintä. Käytämme henkilötietorekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista ja asiantuntijapalveluista tiedottamiseen ja markkinointiin.

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamisessa sekä palautteeseen vastaamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja luke.fi -verkkosivuston blogi-kommentoinnin toteuttamisessa.

Rekisterin avulla kehitämme Luonnonvarakeskuksen verkkosivustoa, palveluita ja sosiaalisen median kanavia. Rekisterin avulla voimme kohdentaa relevanttia sisältöä eri sidosryhmille.

5a. Rekisterin tietosisältö ja säännön mukaiset tietolähteet Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

• Työsähköpostiosoite/ sähköpostiosoite
• Henkilön työnantajaorganisaation nimi
• Henkilön etu- ja sukunimi
• Henkilön äidinkieli (tai kieli, jolla toivoo vastaanottavansa sisältöjä)
• Työosoite, puhelinnumero ja titteli
• Tietoja pyynnöistä lähettää henkilön tilaamaa viestintää tai markkinointiviestintää
• Tietoja viestintä- ja markkinointikielloista
• Henkilöiden itsensä antamia luokittelutietoja (esimerkiksi kiinnostuksen kohteita)
• Yhteydenottolomakkeisiin syötettyjä tietoja
• Blogien kautta syötettyjä tietoja
• Asiakaspalautetietoja
• Rekisteröityjä saatetaan käsitellä sähköpostiosoitteen perusteella vastaanottamaan Luonnonvarakeskukselta relevanttia viestintää

Palveluiden käytön ja kehittämisen yhteydessä voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• IP-osoitetieto tai muu tunniste
• Evästeiden kautta kerättävät tiedot
• Luke.fi -verkkopalvelun käytöstä kerättäviä tietoja, jotka Google Analytics tarjoaa

Saamme henkilötietoja myös seuraavista lähteistä:

• Sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin, Twitterin, Youtuben ja Instagramin käyttöön liittyviä tietoja
• Huom. sosiaalisen median palvelut määrittävät itse, millaisia tietoja, ja millä aikavälillä, ne tarjoavat käyttäjilleen

Henkilön suostumukseen perustuen keräämme ja käsittelemme tapauskohtaisesti myös muita tietoja. Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään yhteydenottojen ja tilauslomakkeiden yhteydessä. Saatamme kerätä tietoja asiakkaista julkisista lähteistä ja rekistereistä asiakkaan antamaan lupaan perustuen tai laissa määritellyin perustein (esimerkiksi henkilötietolaki § 19, kohta 3).

Google Analytics -järjestelmän ja evästeiden avulla keräämme luke.fi -verkkosivuston kävijätietoja sivuston kehittämiseksi ja relevantin sisällön kohdentamiseksi kävijöille. Google Analytics -seuranta on mahdollista ottaa pois käytöstä seuraamalla palveluntarjoajan ohjeita.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät Rekisteriämme voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:

• Google Analytics ja Google AdWords
• Koodiviidakko Oy:seen kuuluvat järjestelmät (ePressi-tiedotejakelupalvelu, Postiviidakko, ViidakkoMonitor)
• Luke.fi (WordPress-järjestelmä)
• Luonnonvarakeskuksen sosiaalisen median kanavat
• Lyyti-tapahtumajärjestelmä
• Microsoft Dynamics CRM -järjestelmä

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietojamme ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai vaihtoehtoisesti kuin tietoturva- ja tietosuojasopimuksissa olemme määrittäneet yhdessä palvelun tarjoajiemme/ yhteistyökumppaneidemme kanssa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Päivitämme henkilötietoja tarvittaessa ja tarpeettoman tiedon poistamme.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet Säilytämme henkilötietoja sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme palvelimilla. Nämä on suojattu yleisiä käytänteitä noudattavin sopimuksin meidän (Luonnonvarakeskus) ja palveluntarjoajiemme välillä.

Emme näytä kerättyjä ja käsiteltyjä henkilötietoja muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimuksiin perustuen sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Olemme rajanneet pääsyn henkilötietoihin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Toimitilamme ovat lukitut ja suojatut.

10. Tarkastusoikeus Jokaisella on oikeus tarkastaa asiakas- ja sidosryhmärekisteriimme tallennetut tietonsa henkilötietolain § 26 – 28 mukaisesti. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö lähetetään Luonnonvarakeskuksen Kirjaamoon osoitteeseen:

Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

tai sähköpostiosoitteeseen: kirjaamo@luke.fi.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että korjaamme häntä koskevat virheelliset, tarpeettomat, vanhentuneet tai puutteelliset henkilötiedot. Pyyntö henkilötietolain § 29 nojalla henkilörekisterissä olevan yksilöidyn virheen korjaamisesta lähetetään Luonnonvarakeskuksen Kirjaamoon osoitteeseen:

Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

sähköpostiosoitteeseen: kirjaamo@luke.fi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Mikäli käsittelemme tietoja henkilön suostumuksen perusteella, voi tämä milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@luke.fi.

 

13. Tietosuojaselosteen päivitys Tähän tietosuojaselosteeseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi toimintatapojemme tai järjestelmiemme muuttuessa/ kehittyessä tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Voimme joutua tekemään päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteemme.