Luonnonvarakeskuksen tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä Luonnonvarakeskus

Postiosoite:
Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

puh. 029 532 6000

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö Viestintäpäällikkö
Johanna Torkkel
2a. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa Markkinoinnin erityisasiantuntija
Katriina Kytölä, p. 029 532 2062
sähköposti: etunimi.sukunimi@luke.fi
3. Rekisterin nimi Luonnonvarakeskuksen asiakas- ja sidosryhmätiedot
4. Luonnonvarakeskuksen rekisterin käyttötarkoitus/ henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietorekisterin tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakas- ja sidosryhmäviestintä. Käytämme henkilötietorekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista ja asiantuntijapalveluista tiedottamiseen ja markkinointiin.

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamisessa sekä palautteeseen vastaamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja luke.fi -verkkosivuston blogi-kommentoinnin toteuttamisessa.

Rekisterin avulla kehitämme Luonnonvarakeskuksen verkkosivustoa, palveluita ja sosiaalisen median kanavia. Rekisterin avulla voimme kohdentaa relevanttia sisältöä eri sidosryhmille.

Henkilötietojen käsittelyn laillisena perusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, artikla 6.1.a mukainen rekisteröidyn antama suostumus.

5a. Rekisterin tietosisältö ja säännön mukaiset tietolähteet Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

• Työsähköpostiosoite/ sähköpostiosoite
• Henkilön työnantajaorganisaation nimi
• Henkilön etu- ja sukunimi
• Henkilön äidinkieli (tai kieli, jolla toivoo vastaanottavansa sisältöjä)
• Työosoite, puhelinnumero ja titteli
• Tietoja pyynnöistä lähettää henkilön tilaamaa viestintää tai markkinointiviestintää
• Tietoja viestintä- ja markkinointikielloista
• Henkilöiden itsensä antamia luokittelutietoja (esimerkiksi kiinnostuksen kohteita)
• Yhteydenottolomakkeisiin syötettyjä tietoja
• Blogien kautta syötettyjä tietoja
• Asiakaspalautetietoja
• Rekisteröityjä saatetaan käsitellä sähköpostiosoitteen perusteella vastaanottamaan Luonnonvarakeskukselta relevanttia viestintää

Palveluiden käytön ja kehittämisen yhteydessä voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• IP-osoitetieto tai muu tunniste
• Evästeiden kautta kerättävät tiedot
• Luke.fi -verkkopalvelun käytöstä kerättäviä tietoja, jotka Google Analytics tarjoaa

Saamme henkilötietoja myös seuraavista lähteistä:

• Sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin, Twitterin, Youtuben ja Instagramin käyttöön liittyviä tietoja
• Huom. sosiaalisen median palvelut määrittävät itse, millaisia tietoja, ja millä aikavälillä, ne tarjoavat käyttäjilleen

Henkilön suostumukseen perustuen keräämme ja käsittelemme tapauskohtaisesti myös muita tietoja. Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään yhteydenottojen ja tilauslomakkeiden yhteydessä. Saatamme kerätä tietoja asiakkaista julkisista lähteistä ja rekistereistä asiakkaan antamaan lupaan perustuen tai laissa määritellyin perustein (esimerkiksi henkilötietolaki § 19, kohta 3).

Google Analytics -järjestelmän ja evästeiden avulla keräämme luke.fi -verkkosivuston kävijätietoja sivuston kehittämiseksi ja relevantin sisällön kohdentamiseksi kävijöille. Google Analytics -seuranta on mahdollista ottaa pois käytöstä seuraamalla palveluntarjoajan ohjeita.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät Rekisteriämme voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:

• Google Analytics ja Google AdWords
• Koodiviidakko Oy:seen kuuluvat järjestelmät (ePressi-tiedotejakelupalvelu, Postiviidakko, ViidakkoMonitor)
• Luke.fi (WordPress-järjestelmä)
• Luonnonvarakeskuksen sosiaalisen median kanavat
• Lyyti-tapahtumajärjestelmä
• Microsoft Dynamics CRM -järjestelmä

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietojamme ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai vaihtoehtoisesti kuin tietoturva- ja tietosuojasopimuksissa olemme määrittäneet yhdessä palvelun tarjoajiemme/ yhteistyökumppaneidemme kanssa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Päivitämme henkilötietoja tarvittaessa ja tarpeettoman tiedon poistamme.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet Säilytämme henkilötietoja sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme palvelimilla. Nämä on suojattu yleisiä käytänteitä noudattavin sopimuksin meidän (Luonnonvarakeskus) ja palveluntarjoajiemme välillä.

Emme näytä kerättyjä ja käsiteltyjä henkilötietoja muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimuksiin perustuen sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Olemme rajanneet pääsyn henkilötietoihin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Toimitilamme ovat lukitut ja suojatut.

10. Tarkastusoikeus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 15 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Rekisteröity voi pyytää lomakkeella tiedot, jotka hänestä on talletettu Luonnonvarakeskuksen rekistereihin.

Pyyntö lähetetään Luonnonvarakeskuksen kirjaamoon osoitteeseen

Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

tai sähköpostiosoitteeseen: kirjaamo@luke.fi.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Luonnonvarakeskus (Luke)
PL 2 00791 Helsinki

tai sähköpostiosoitteeseen: kirjaamo@luke.fi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 17 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”).

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 18 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 19 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu, mikäli tietoja eteenpäin luovutetaan.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 20 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen jos käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on, tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

13. Tietosuojaselosteen päivitys Tähän tietosuojaselosteeseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi toimintatapojemme tai järjestelmiemme muuttuessa/ kehittyessä tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Voimme joutua tekemään päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteemme.