Luken asiakas- ja sidosryhmätietojen tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä Luonnonvarakeskus

Postiosoite:
Latokartanonkaari 9
00790 Helsinki
puh. 029 532 5300

2a. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö Viestintäpäällikkö Johanna Torkkel
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa ja Luonnonvarakeskuksen tietosuojavastaavan yhteystiedot Yhteyshenkilö:
Markkinoinnin erityisasiantuntija Katriina Kytölä
kirjaamo@luke.fiTietosuojavastaava:
Annastiina Ali-Lekkala
+358 295 322 016
etunimi.sukunimi@luke.fi
3. Rekisterin nimi Asiakas- ja sidosryhmätiedot
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Henkilötietorekisterin tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakas- ja sidosryhmäviestintä. Käytämme henkilötietorekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista ja asiantuntijapalveluista tiedottamiseen ja markkinointiin.

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamisessa sekä palautteeseen vastaamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja luke.fi -verkkosivuston blogi-kommentoinnin toteuttamisessa.

Rekisterin avulla kehitämme Luonnonvarakeskuksen verkkosivustoa, palveluita ja sosiaalisen median kanavia. Rekisterin avulla voimme kohdentaa relevanttia sisältöä eri sidosryhmille.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan a mukaiseen rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

5a. Rekisterin tietosisältö Henkilöltä voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • Sähköpostiosoite tai työsähköpostiosoite
  • Etu- ja sukunimi
  • Työnantajaorganisaation nimi
  • Äidinkieli tai muu kieli, jolla haluaa vastaanottaa sisältöjä
  • Työosoite, puhelinnumero ja titteli
  • Tietoja pyynnöistä lähettää henkilön tilaamaa viestintää tai markkinointiviestintää
  • Tietoja viestintä- tai markkinointikielloista
  • Henkilöiden itsensä antamia luokittelutietoja (esim. kiinnostuksenkohteita)
  • Yhteydenottolomakkeisiin syötetty tieto
  • Asiakaspalautetietoja
  • Rekisteröityjä saatetaan käsitellä sähköpostiosoitteen perusteella vastaanottamaan Luonnonvarakeskukselta relevanttia viestintää

Palveluiden käytön ja kehittämisen yhteydessä voimme käsitellä myös seuraavia henkilötietoja:

  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • fi -verkkopalvelun käytöstä kerättäviä tietoja, jotka Google Analytics tarjoaa

Saamme myös sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin, Twitterin, Youtuben ja Instagramin käyttöön liittyviä tietoja. Huomaa, että sosiaalisen median palvelut määrittävät itse, millaisia tietoja ja millä aikavälillä ne tarjoavat käyttäjilleen.

Google Analytics -järjestelmän ja evästeiden avulla keräämme luke.fi -verkkosivuston kävijätietoja sivuston kehittämiseksi ja relevantin sisällön kohdentamiseksi kävijöille. Google Analytics -seuranta on mahdollista ottaa pois käytöstä seuraamalla palveluntarjoajan ohjeita.

5b. Säännönmukaiset tietolähteet Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään yhteydenottojen ja tilauslomakkeiden yhteydessä. Saatamme kerätä tietoja asiakkaista julkisista lähteistä ja rekistereistä.
5c. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät Rekisteriämme voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:

  • Google Analytics ja Google AdWords
  • Koodiviidakko Oy:seen kuuluvat järjestelmät (ePressi-tiedotejakelupalvelu, Postiviidakko, ViidakkoMonitor)
  • fi (WordPress-järjestelmä)
  • Luonnonvarakeskuksen sosiaalisen median kanavat
  • Lyyti-tapahtumajärjestelmä
  • Microsoft Dynamics CRM -järjestelmä
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja ei luovuteta edelleen.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin.
8. Henkilötietojen säilytysaika Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto säilytetään suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmäpalvelimet ja aktiivilaitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietoja käsitellään järjestelmissä, joiden laitteista osa on Luonnonvarakeskuksen tiloissa ja osa palvelutarjoajilla.

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen katselu‐ ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti. Tiedot muutoksista tallennetaan muutoshistoriaan. Tietojen oikeellisuus varmistetaan tietojärjestelmien koneellisilla ja manuaalisilla kontrolleilla tietojenkäsittelyn eri vaiheissa. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä.

Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla.

10. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on henkilötietojaan koskien oikeuksia, jotka määrittyvät tietojen käsittelyn oikeusperusteen mukaan. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löydät täältä.

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloihin 15–22.

11. Tietojen käyttäminen automaattiseen päätöksentekoon ml. profilointi (tietosuoja-asetuksen art. 13.2(f) ja 14.2(g)) Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon ml. profilointi.
12. Tietosuojailmoituksen päivittäminen Tähän tietosuojailmoitukseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi toimintatapojemme tai järjestelmiemme muuttuessa tai kehittyessä tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Voimme joutua tekemään päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojailmoituksemme.