Beskrivning av handlingars offentlighet

Syftet med den beskrivning av handlingars offentlighet som avses i 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) är att göra det enklare att begära information av Naturresursinstitutet och underlätta korrekt hantering av begärandena. Denna beskrivning av handlingsoffentligheten utgår från den informationshanteringsmodell som Naturresursinstitutet har utarbetat och som det förvaltar.

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen, 621/1999) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Största delen av Naturresursinstitutets handlingar är i grund och botten offentliga, men de kan innehålla uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighetslagen eller speciallagstiftningen och/eller som endast får lämnas ut på specifika grunder. Berörda parter har också rätt att få ta del av andra än offentliga uppgifter om sig själva.

Naturresursinstitutet upprätthåller i enlighet med lagen om informationshantering ett ärenderegister över de ärenden som det behandlar, inklusive uppgifter om ärendets status och tillhörande handlingar. Syftet med Naturresursinstitutets ärenderegister är att tillgodose handlingsoffentligheten och kunna identifiera begäranden om uppgifter samt att styra, genomföra och övervaka processerna och ärendehanteringen, inklusive de uppgifter som hänför sig till dessa. Uppgifterna i ärenderegistret behandlas och lagras i ärendehanteringssystemet Virta och processhanteringssystemet Prosessori.

Ärenden, åtgärder och handlingar kan sökas i ärenderegistret på bland annat följande metadata:

• Ärendets titel
• Ärendekategori
• Ärendenummer
• Handläggare
• Ärendedatum
• Åtgärdens titel
• Åtgärdsdatum
• Handlingens textinnehåll
• Dokumentnummer
• Dokumenttitel
• Dokumenttyp
• Dokumentets avsändare/mottagare
• Dokumentets avsändnings-/mottagningsdatum
• Dokumentdatum
• Dokumentupprättare

En del av uppgifterna i ärenderegistret kan hämtas från datasystemen i registret via ett gränssnitt.

Informationslager är en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighetsuppgifter eller övriga verksamhet och som hanteras med hjälp av informationssystem eller manuellt. Naturresursinstitutet informationslager beskrivs i integritetsmeddelandena på sidorna för Öppna data, Uppföljning av naturresurserna och Statistiktjänster. Vi kommer att här lägga ut en sammanfattning av de informationslager som Naturresursinstitutet förvaltar och deras användningsområden.

Begäran om information från Naturresursinstitutet lämnas till registratorskontoret, som registrerar dem och vidarebefordrar dem omgående handläggarna. Registratorskontoret och handläggarna hjälper vid behov med att individualisera den begärda informationen för att den ska kunna ges ut. Naturresursinstitutet överför behandlingen av en begäran om uppgifter som eventuellt tillställts det i misstag till den behöriga myndigheten (21 § i förvaltningslagen, 434/2003).

Naturresursinstitutet svarar så snart som möjligt på begäran om uppgifter och översänder handlingarna inom två veckor efter att ha mottagit begäran. Om begäran gäller ett stort antal begärda handlingar eller om utlämnandet av handlingarna kräver till exempel en utredning av deras offentlighet eller motsvarande särskilda åtgärder, svarar institutet inom en månad efter det mottagit begäran.

Enligt offentlighetslagen tas ingen avgift ut när

• uppgifterna lämnas muntligen
• den som begärt uppgifterna själv kopierar dem
• uppgifterna skickas per e-post till den berörda parten eller den som begärt uppgifterna
• lämnandet av den begärda handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera.

Naturresursinstitutet tar dock ut en avgift som motsvarar kostnaderna för att ta fram uppgifterna, om begäran gäller handlingar som inte kan identifieras och hittas vare sig i ärenderegistret med hjälp av den dokumentklassificering eller de dokument-ID som används i registret eller i något annat elektroniskt register med hjälp av registrets sökfunktioner.

Handlingar kan skickas till Naturresursinstitutet per post eller e-post. De kan också lämnas in på registratorskontoret. Dessutom kan handlingar lämnas i den låsta brevlådan vid Naturresursinstitutets huvudentré.

Registratorskontoret tar emot och öppnar de försändelser som inkommit till Naturresursinstitutet och vidarebefordrar dem till de rätta mottagarna. Handlingar som mottas under tjänstetid registreras som inkomna den dag de lämnats in.

Sekretessbelagda uppgifter ska inte skickas via vanlig e-post. Använd vid behov Naturresursinstitutets krypterade meddelanden.

En handling anses inte ha inkommit och den kan inte registreras, om det inte går att identifiera avsändaren eller öppna innehållet. Av handlingen (även ett e-postmeddelande) ska framgå vad ärendet gäller. Den ska också innehålla avsändarens namn och nödvändiga kontaktinformation.

Avsändaren ansvarar alltid för att handlingen inkommer till registratorskontoret inom den eventuellt angivna tidsfristen. Registratorskontoret skickar en bekräftelse på att e-postmeddelandet mottagits och ger på begäran ett skriftligt intyg över att försändelsen mottagits och/eller handlingen registrerats (diarieutdrag).

• E-post: kirjaamo@luke.fi
• Telefon: 029 532 5300 (på tisdagar klo 10-11 och på torsdagar klo 13-14)
• Postadress: Naturresursinstitutet, PB 2, 00791 Helsingfors
• Gatuadress: Ladugårdsbågen 9, Helsingfors. Serviceställe: B-huset, 2 vån. (endast genom separat reservation)