Asiakirjahallinto ja arkistotoimi

Asiakirjahallinto ja arkistotoimi-toiminto ohjaa, kehittää ja ylläpitää asiakirjahallinnan menetelmiä ja työvälineitä ja tuottaa kirjaamo- ja arkistopalvelut. Luonnonvarakeskuksen eri prosesseissa kertyvien asiakirjallisten tietojen hallinta on kuvattu tiedonohjaussuunnitelmassa, johon voi tutustua kirjaamossa.

Yhteyshenkilö: Jari Määttä

Kirjaamo

Kirjaamo vastaanottaa ja avaa Luonnonvarakeskukselle osoitetut (Luonnonvarakeskus, Luke  lähetysten vastaanottajakentässä ensimmäisenä) lähetykset ja ohjaa ne oikeille vastaanottajille. Kirjaamo rekisteröi ja arkistoi saapuvat ja lähtevät asiat asiakirjoineen asianhallintajärjestelmässä ja antaa niistä tarvittaessa tietoja.

Asiakirjojen toimittaminen Luonnonvarakeskukselle

Asiakirjoja voi lähettää Luonnonvarakeskukselle postitse tai sähköpostitse. Ne on mahdollista toimittaa myös kirjaamon palvelupisteeseen, joka on avoinna arkisin klo 9.30-12.00 ja 13.00-15.00. Lisäksi asiakirjoja voi jättää klo 8.00-16.15 välisenä aikana ensimmäisen kerroksen aulassa olevaan mustaan lukittuun postilaatikkoon. Virka-aikana toimitetut asiakirjat rekisteröidään saapuneiksi niiden jättöpäivänä.

Salassa pidettäviä tietoja ei tule lähettää tavallisella sähköpostilla. Käyttäkää tarvittaessa Luken turvapostia.

Asiakirjaa ei katsota saapuneeksi eikä sitä voida rekisteröidä, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisällön avaaminen ei onnistu. Asiakirjasta (myös sähköpostiviesti) on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Siinä tulee olla myös lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot.

Asiakirjan saapuminen kirjaamoon mahdolliseen määräaikaan mennessä on aina lähettäjän vastuulla. Kirjaamo lähettää vahvistuksen sähköpostiviestien saapumisesta ja antaa erillisestä pyynnöstä kirjallisen todistuksen lähetyksen vastaanottamisesta ja/tai asiakirjan kirjaamisesta (diaariote).

Kirjaamon tietopalvelu

Kirjaamo antaa tietoja Lukessa käsiteltävistä asioista, niiden käsittelijöistä ja käsittelyvaiheista ja asiakirjoista suullisesti ja/tai kirjallisesti. Pyydetyt tiedot, asiat, käsittelyvaiheet ja asiakirjat yksilöidään ja haetaan asianhallintajärjestelmän avulla.

Asianhallintajärjestelmän diaariosa on julkinen. Asiakirjoihin ja tietoihin voi tutustua Luken asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä kirjaamon asiakaspalvelupisteessä. Kirjaamo voi lähettää asiakkaan pyytämät tiedot ja asiakirjakopiot myös postitse tai sähköpostitse.

Luken laatimat ja vastaanottamat viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (JulkL 621/1999) erikseen toisin säädetä. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan ja/tai niihin annetaan käyttöoikeudet vain, jos niin erikseen julkisuuslaissa säädetään. Näiden tietojen antaminen edellyttää selvitystä niiden käyttötarkoituksesta ja pyytäjän henkilöllisyydestä. Salassa pidettävää tietoa käsittelevillä ja haltuunsa saavilla henkilöillä, esimerkiksi asianosaisilla, on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto.

Kirjaamo vastaa asiakirjapyyntöihin mahdollisimman pian ja toimittaa asiakirjat viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnön saapumisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on kuitenkin paljon tai jos asiakirjojen toimittaminen edellyttää esimerkiksi niiden julkisuuden selvittämistä tai vastaavia erityistoimenpiteitä, asiakirjapyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Julkisuuslain mukaisista tavanomaisista asiakirjapyynnöistä ei peritä maksua, kun

  • tieto annetaan suullisesti
  • tiedon tai asiakirjan pyytäjä jäljentää ne itse
  • tieto tai asiakirja lähetetään asianosaiselle tai pyytäjälle sähköpostitse
  • pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin

Yhteystiedot

Käyntiosoite: Latokartanonkaari 9, Helsinki. Palvelupiste: B-talo, 2. kerros

Postiosoite: Luonnonvarakeskus, PL 2, 00791 Helsinki

Sähköpostiosoite: kirjaamo@luke.fi

Puhelinnumero: 029 532 5300 (arkipäivisin klo 8.00-16.15)